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Procedimiento para Firma de Convenios

Procedimiento para Firma de Convenios

Convenios Generales, Docentes y Estudiantiles 

  1. El inicio de tramitología de un nuevo convenio, es mediante un oficio o correo electrónico de quien lo solicita a la DGDI.
  2. Se presenta a la BUAP vía correo electrónico, enviando videos introductorios e información general, así como los formatos de los convenios para su llenado.
  3. La IES receptora puede aceptar los 3 tipos de convenios o cualquiera de ellos, así como enviar comentarios respecto a las cláusulas contenidas en los formatos.
  4. En caso de aceptación se da de alta en el sistema esta IES indicando que se inicia el trámite.
  5. Se da seguimiento al trámite del convenio, vía correo electrónico.
  6. La IES envía los formatos con sus actualizaciones y/o formatos de ellos.
  7. La UC realiza un oficio para la OAG adjuntando dichos formatos para su revisión y/o firma.
  8. Este documento se entrega tanto física como electrónicamente.
  9. La OAG devuelve vía oficio los formatos de convenio revisados para enviarlos a la IES
  10. La UC lo envía mediante correo electrónico a la IES para su verificación, en caso de tener comentarios adicionales se realizan los ajustes, ya sea en la UC o mediante oficio a la OAG según corresponda. Este proceso continúa hasta que ambas partes están de acuerdo. Si no existen comentarios se procede a enviarlos físicamente para las firmas correspondientes.
  11. La UC recaba las firmas correspondientes (estudiantil y docente) y envía correo electrónico a la IES para solicitarles su aprobación así como la dirección postal a la cual se enviarán físicamente los convenios. Este envío se solicita a la contadora de la DGDI, quien entrega a la UC copia de la guía de mensajería privada cuando el envío se haya realizado
  12. El formato de convenio general es firmado por los rectores de ambas instituciones. Cada formato debe firmarse por duplicado para que cada institución, BUAP e IES tenga un original que será resguardado en sus oficinas jurídicas.
  13. La IES recaba las firmas correspondientes y devuelve por mensajería privada un original de los convenios a la UC.
  14. La UC recibe los convenios firmados y los sube al sistema, mismos que reemplazan a los formatos anteriores y quedan como versión final para futuras consultas.
  15. La UC realiza oficio dirigido a la OAG para entregar los convenios firmados para su resguardo.
  16. Cada paso del proceso debe ser registrado en el sistema, específicamente en el campo de comentarios para la consulta de las diferentes áreas de la DGDI.